Как добиться хорошего качества работы бухгалтера ?
Уже много материала было написано о том, как предпринимателю самостоятельно совершать аудит бухгалтерской деятельности, анализировать недоработки и составлять план развития. Однако у многих читателей, интересующихся данной темой, появляется чувство, что эффективность работы бухгалтерии зависит исключительно от работников отдела, будь то целый мини-коллектив или единственный представитель.
В действительности качество бухгалтерского учета во многом зависит от методов деятельности самой компании, поступков или проступков работников, объема занятости, в конце концов.
Часто бывает не достаточно уволить одного работника и принять на должность другого, нужно наладить процессы внутри системы. Панацеей не являются и компании, которые предоставляют бухгалтерские услуги, какими бы качественными и профессиональными они не были. Иногда, чтобы навести порядок в бухгалтерии могут потребоваться месяцы, поскольку накопившиеся «косяки» и недоработки сложно выявить и еще сложнее замять. В некоторых случаях лучшим выходом становится закрытие одной компании в обмен на открытие совсем новой, с чистой бухгалтерией. Но будет ли и там все в порядке, вопрос не только к квалифицированным бухгалтерам, но и к руководителям предприятия.
Рост компании и динамика развития качества бухгалтерского учета
Не всегда бухгалтерия сталкивается с проблемами при расширении штата, увеличении оборота либо выходе на новый объем продаж. Если правильно подготовиться к изменениям, подобрать дополнительный персонал, вовремя подчищать хвосты – трудностей можно избежать.
Однако, как показывает практика, с ростом компании прослеживается увеличение недоработок, дел «на потом», недочётов со стороны бухгалтерии. Причина кроется в резком возрастании количества работы, невозможности физически справляться со всем сразу.
Если с крупными предприятиями ситуация более-менее ясна в силу увеличенного штата и распределения обязанностей, то небольшие фирмы страдают от вездесущности бухгалтера. При минимальных нагрузках на учет, руководство, безусловно, хочет сэкономить и нагружает его побочной работой. Если в компании финансами занимается одно лицо, то именно это лицо выполняет всю хоть как-то связанную с деньгами работу:
- учет,
- осуществление денежных операций;
- оформление и проверка договоров,
- уплата налогов,
- начисление и выдача заработной платы, премий, мотиваций;
- кадровые вопросы – от подачи заявления о поиске сотрудника до оформления медосмотра и трудовой книжки;
- общение с банками и прочее.
Когда предприятие выходит на новый уровень, единственный бухгалтер не может справиться с тем большим потоком работы, которая приходится на его трудовой день. Для начала он откладывает в длинный ящик не приоритетные дела, которые потом либо забывает сделать, либо прострачивает лимит времени, когда исправление недоработки становится невозможным.
Важным фактором контроля для успешной работы бухгалтерии является отслеживание неправильно оформленных, не пропечатанных, не подписанных документов. По закону деньги, которые проходят по бумагам, оформленным с ошибками, не могут быть обработаны и занесены в учет. Это вызывает серьезные проблемы при проверке налоговой, начиная со штрафа и заканчивая закрытием фирмы.
Каким должен быть главный бухгалтер?
Совершенно понятно и объяснимо, что рост компании сопряжен с расширением штата, соответственно – увеличением объема работы касательно расчета и выдачи заработной платы, особенно если руководством приветствуется сложная система мотивации. Помимо этого, увеличивается объемы расчетов с клиентами. Учитывая, что документация, которая подтверждает отчисления с вашей стороны обязательно должна быть заполнена в соответствии с нормами, без ошибок, с необходимыми визами и подписями, проверка потока договоров, чеков и прочих бумаг также займет предельно много времени.
Совершенно понятно, что прирост работы вызывает появление новых сотрудников в бухгалтерии и образование целого подразделения с главным бухгалтером. Однако принятие не работу или перевод уже имеющегося человека на такую важную должность далеко не значит, что вместе с этим будут решены все проблемы. Каким бы хорошим как бухгалтер не был руководитель отдела, в первую очередь он должен оставаться именно руководителем. Характерно, что чем больше будет в его подчинении людей, тем ярче должны быть лидерские способности нового главного бухгалтера.
У предпринимателя есть всего два варианта – вырастить главбуха внутри компании или принять его на работу извне. В первом случае следует внимательно контролировать процесс обучения, во втором – проанализировать, имеет ли он необходимые знания и навыки.
С момента расширения отдела и введения новой штатной единицы, главного бухгалтера, именно он отвечает за качество учета. Однако это не значит, что эффективность бухгалтерии на сто процентов будет зависеть от него. Не забываем, что большое влияние на финансовые потоки компании имеют все работники, а снизить качество учета может даже единственный неправильно оформленный документ.
Руководитель предприятия должен иметь четкое представление о работе бухгалтерии:
- плохое качество финансового учета, много недоработок и неточностей может повлиять на деятельность компании вплоть до ее закрытия, это касается не только проблем с налоговыми проверками, но и расхищения либо нецелесообразного использования фонда;
- проблемы сами по себе не решаются, если есть одна, то пока она не будет исправлена, другую решить невозможно, недоработки очень быстро накапливаются и если не принимать решений по их устранению уже за квартал можно обрести полный бардак в документах;
- нужно приучать сотрудников правильно вести документацию и переделывать неверные бумаги сразу же, оформленные с ошибками договора либо накладные могут стать причиной плачевных последствий и контроль за добросовестным отношением касается не только бухгалтерии, но и всех работников, которые имеют какое-либо отношение к документообороту, важно еще вовремя сдавать документы и регистрировать их;
- особое значение имеют документы от поставщиков, поскольку они связаны с уплатой денег с вашей стороны, нужно тщательно прослеживать движение этих бумаг;
- чем больше человек работает в бухгалтерии, тем больше руководитель подразделения должен быть именно руководителем, а не бухгалтером, важные задачи можно и нужно делегировать на свободного сотрудника, мониторить недоработки, организовывать поквартальный анализ деятельности и рассматривать проблемные вопросы вместе с руководством.
Такие советы имеют практическое значение, проверены многими компаниями, в том числе и теми, которые занимаются предоставлением бухгалтерских услуг. Если наладить работу самостоятельно не получается, стоит обратиться именно к такой помощи.
