Як досягти якісної роботи бухгалтера?
Вже багато матеріалу було написано про те, як підприємцю самостійно здійснювати аудит бухгалтерської діяльності, аналізувати недоробки та складати план розвитку. Однак у багатьох читачів, які цікавляться цією темою, з’являється відчуття, що ефективність роботи бухгалтерії залежить виключно від працівників відділу, чи то цілий міні-колектив, чи то єдиний представник.
Насправді якість бухгалтерського обліку багато в чому залежить від методів діяльності самої компанії, вчинків або проступків працівників, обсягу зайнятості, зрештою.
Часто буває не достатньо звільнити одного працівника і прийняти на посаду іншого, потрібно налагодити процеси всередині системи. Панацеєю не є і компанії, які надають бухгалтерські послуги, якими б якісними та професійними вони не були. Іноді, щоб навести лад у бухгалтерії, можуть знадобитися місяці, оскільки накопичені “косяки” та недопрацювання складно виявити та ще складніше зам’яти. У деяких випадках найкращим виходом стає закриття однієї компанії в обмін на відкриття зовсім нової, з чистою бухгалтерією. Але чи буде і там усе гаразд, питання не тільки до кваліфікованих бухгалтерів, а й до керівників підприємства.
Зростання компанії та динаміка розвитку якості бухгалтерського обліку
Не завжди бухгалтерія стикається з проблемами при розширенні штату, збільшенні обороту або виході на новий обсяг продажів. Якщо правильно підготуватися до змін, підібрати додатковий персонал, вчасно підчищати хвости – труднощів можна уникнути.
Однак, як показує практика, зі зростанням компанії простежується збільшення недоробок, справ “на потім”, недоліків з боку бухгалтерії. Причина криється в різкому зростанні кількості роботи, неможливості фізично справлятися з усім одразу.
Якщо з великими підприємствами ситуація більш-менш зрозуміла через збільшений штат і розподіл обов’язків, то невеликі фірми страждають від всюдисущості бухгалтера. При мінімальних навантаженнях на облік, керівництво, безумовно, хоче заощадити і навантажує його побічною роботою. Якщо в компанії фінансами займається одна особа, то саме ця особа виконує всю хоч якось пов’язану з грошима роботу:
- облік,
- здійснення грошових операцій;
- оформлення та перевірка договорів,
- сплата податків,
- нарахування та видача заробітної плати, премій, мотивацій;
- кадрові питання – від подання заяви про пошук співробітника до оформлення медогляду і трудової книжки;
- спілкування з банками та інше.
Коли підприємство виходить на новий рівень, єдиний бухгалтер не може впоратися з тим великим потоком роботи, яка припадає на його трудовий день. Для початку він відкладає в довгу шухляду не пріоритетні справи, які потім або забуває зробити, або витрачає ліміт часу, коли виправлення недоробки стає неможливим.
Важливим фактором контролю для успішної роботи бухгалтерії є відстеження неправильно оформлених, не надрукованих, не підписаних документів. Згідно із законом гроші, які проходять за паперами, оформленими з помилками, не можуть бути опрацьовані та занесені в облік. Це спричиняє серйозні проблеми під час перевірки податкової, починаючи зі штрафу і закінчуючи закриттям фірми.
Яким повинен бути головний бухгалтер?
Абсолютно зрозуміло і має пояснення, що зростання компанії пов’язане з розширенням штату, відповідно – збільшенням обсягу роботи щодо розрахунку і видачі заробітної плати, особливо якщо керівництвом вітається складна система мотивації. Крім цього, збільшуються обсяги розрахунків із клієнтами. З огляду на те, що документація, яка підтверджує відрахування з вашого боку, обов’язково має бути заповнена згідно з нормами, без помилок, з необхідними візами і підписами, перевірка потоку договорів, чеків та інших паперів також забере гранично багато часу.
Цілком зрозуміло, що приріст роботи викликає появу нових співробітників у бухгалтерії та утворення цілого підрозділу з головним бухгалтером. Однак прийняття на роботу або переведення вже наявної людини на таку важливу посаду далеко не означає, що разом із цим буде вирішено всі проблеми. Яким би гарним як бухгалтер не був керівник відділу, насамперед він має залишатися саме керівником. Характерно, що чим більше буде в його підпорядкуванні людей, тим яскравішими мають бути лідерські здібності нового головного бухгалтера.
Підприємець має лише два варіанти – виростити головбуха всередині компанії або прийняти його на роботу ззовні. У першому випадку слід уважно контролювати процес навчання, у другому – проаналізувати, чи має він необхідні знання та навички.
З моменту розширення відділу та введення нової штатної одиниці, головного бухгалтера, саме він відповідає за якість обліку. Однак це не означає, що ефективність бухгалтерії на сто відсотків залежатиме від нього. Не забуваємо, що великий вплив на фінансові потоки компанії мають усі працівники, а знизити якість обліку може навіть єдиний неправильно оформлений документ.
Керівник підприємства повинен мати чітке уявлення про роботу бухгалтерії:
- погана якість фінансового обліку, багато недоробок і неточностей може вплинути на діяльність компанії аж до її закриття, це стосується не тільки проблем з податковими перевірками, а й розкрадання або недоцільного використання фонду;
- проблеми самі по собі не вирішуються, якщо є одна, то поки її не буде виправлено, іншу вирішити неможливо, недопрацювання дуже швидко накопичуються, і якщо не ухвалювати рішень щодо їхнього усунення, то вже за квартал можна отримати повний бардак у документах;
- потрібно привчати співробітників правильно вести документацію і переробляти неправильні папери одразу ж, оформлені з помилками договори або накладні можуть стати причиною плачевних наслідків, і контроль за сумлінним ставленням стосується не тільки бухгалтерії, а й усіх працівників, які мають якесь відношення до документообігу, важливо ще вчасно здавати документи і реєструвати їх;
- особливе значення мають документи від постачальників, оскільки вони пов’язані зі сплатою грошей з вашого боку, потрібно ретельно простежувати рух цих паперів;
- що більше людина працює в бухгалтерії, то більше керівник підрозділу має бути саме керівником, а не бухгалтером, важливі завдання можна й потрібно делегувати на вільного співробітника, моніторити недопрацювання, організовувати поквартальний аналіз діяльності та розглядати проблемні питання разом із керівництвом.
Такі поради мають практичне значення, перевірені багатьма компаніями, зокрема й тими, які займаються наданням бухгалтерських послуг. Якщо налагодити роботу самостійно не виходить, варто звернутися саме до такої допомоги.
